電話応対時に気をつけていること

2019-04-04 | 事務対応について >

当事務所へは毎日たくさんのお電話をいただきます。
顧問先様、依頼者様、裁判所、弁護士会、事件の関係先に、相手方の当事者など、様々な方からのご連絡です。

弁護士も裁判所へ出ていたり、打合せに入っていたりと、お電話をいただいても折り返しのご連絡とさせていただくこともあります。

そこで、スムーズにおつなぎできるよう、徹底していることがあります。

まず、個人の方からご連絡をいただいた場合、お名前をフルネームでお伺いしています。フルネームでお伺いすることで、案件を特定しやすく、取違えにくくなります。

そして、顧問先様や裁判所など、複数の案件が関係しているところからいただくご連絡の場合には、弁護士に取り次ぐ前に、どの案件に関するご連絡かを確認させていただいております。

さらに、事務スタッフが当事者のお名前とざっくりしたご用件の内容をお伺いできれば、スムーズに弁護士とお話しいただけるのではないかと考えています。
とても基本的なことですが、弁護士に取り次いだ後のお話しが、少しでもスムーズに進むことで、スピード感を感じていただけたら嬉しく思います。

（事務スタッフ　髙木）